26 apr Forretningsbetingelser med databehandleraftale
Forretningsbetingelser pr. 1. januar 2018 for Ullits & Winther, Statsautoriseret Revisionspartnerselskab
Nærværende forretningsbetingelser er gældende for enhver ydelse, uanset karakter og omfang, fra Ullits & Winther, medmindre de udtrykkeligt er fraveget eller modificeret ved anden skriftlig aftale. Nærværende forretningsbetingelser gælder, uanset om aftalen er indgået via e-mail, telefax, telefon eller på anden vis.
Specielle købsbetingelser eller specifikke krav til ydelsen fra kundens side, anført i f.eks. kundens ordreafgivelse, udbudsmateriale eller i kundens indkøbsbetingelser, er ikke bindende for Ullits & Winther, medmindre Ullits & Winther udtrykkeligt skriftligt har erklæret sig indforstået med vilkårene, herunder at disse indebærer en fravigelse af nærværende forretningsbetingelser.
Tilbud er bindende for Ullits & Winther i 14 dage fra tilbuddets dato at regne, medmindre andet udtrykkeligt fremgår af tilbuddet.
Ved indgåelse af aftalen accepterer kunden, at der ikke kan gøres personligt ansvar gældende overfor partnere eller ansatte i Ullits & Winther.
Opgavens afgrænsning og udførelse
Ullits & Winther forpligter sig til at levere en kvalificeret ydelse til aftalt tid og i aftalt omfang. Medmindre andet er anført i kundeaftalen, er alle datoer, som Ullits & Winther har angivet, alene skønsmæssige. Ullits & Winthers ydelser er beskrevet i kundeaftalen.
Stemmer Ullits & Winthers ordrebekræftelse/kundeaftale ikke overens med kundens bestilling, skal kunden straks reklamere. I modsat fald vil kunden være bundet af ordrebekræftelsens/ kundeaftalens indhold.
Såfremt Ullits & Winther udfører andet arbejde for kunden end det, som specifikt er anført i kundeaftalen, da skal Ullits & Winther være berettiget til særskilt honorar for dette arbejde.
Ullits & Winther opbevarer egne arbejdspapirer, elektronisk materiale og dokumentation for opgavens udførelse i 5 år. Kundens originale dokumenter tilbageleveres senest ved opgavens afslutning, hvorefter Ullits & Winther ikke har ansvar for opbevaring mv.
Kvalitetskontrol
Ullits & Winther er medlem af FSR – danske revisorer, som stiller krav til revisionsvirksomhedernes etiske og kvalitetsmæssige standard. Vi er desuden omfattet af den danske revisorlovgivnings og FSR – danske revisorers regler om klageadgang over revisorer.
Vi er omfattet af Revisortilsynets kontrol og overholder de til enhver tid gældende standarder for vores arbejde samt krav til revisorers efteruddannelse.
Ullits & Winther er medlem af RevisorGruppen Danmark, der løbende opdaterer og forbedrer vores kvalitetsstyringssystem, så det altid er i overensstemmelse med gældende lovgivning. Gennem RevisorGruppen Danmark er vi desuden underlagt årlige kvalitetskontroller.
Tavshedspligt
Alle medarbejdere i Ullits & Winther er omfattet af tavshedspligt, således at enhver oplysning, som vi modtager i forbindelse med løsning af en opgave, bliver anset som fortrolig.
Elektronisk kommunikation
Parterne er indforstået med, at elektronisk kommunikation kan være usikker, og at oplysninger og data kan blive ødelagt, og at meddelelser og informationer kan komme til uvedkommendes kendskab. Ullits & Winther er ikke ansvarlig for tab eller skade, der måtte opstå som følge af anvendelse af elektroniske data, internet, programmer o.l.
Honorarberegning og betaling
Honorar for udført arbejde beregnes normalt på baggrund af medgået tid og de til enhver tid fastsatte timesatser for partnere og medarbejdere, der har udført opgaven. Med mindre der er aftalt et fast honorar, er Ullits & Winthers angivelse af honoraret udtryk for et skøn. Såfremt Ullits & Winther har angivet et honorar ved aftaleindgåelsen, så bygger det på de forudsætninger, som parterne har angivet i kundeaftalen. Det følger heraf, at selv om der er aftalt et fast honorar for ydelsen, er Ullits & Winther berettiget til i følgende situationer at foretage korrektioner til det beregnede honorar:
a) Forudsætningerne for levering af ydelsen er ændret.
b) Forudsætningerne var ikke korrekte eller fuldstændige.
c) Omstændighederne jf. a) og b) kan tilskrives kunden eller forhold, som kunden er ansvarlig for.
Opgaverelaterede omkostninger og udlæg refunderes af kunden.
Der faktureres normalt efter opgavens afslutning. Ved større opgaver og ved opgaver, der tidsmæssigt strækker sig over en længere periode, faktureres der løbende for det udførte arbejde.
Betalingsbetingelser er 14 dage netto. Fakturering sker som udgangspunkt elektronisk via e-mail.
Ved overskridelse af betalingsfristen svarer kunden rente svarende til 1,5 % pr. påbegyndt kalendermåned af den forfaldne saldo fra seneste rettidige betalingsdato, indtil beløbet krediteres Ullits & Winthers konto i Ullits & Winthers pengeinstitut. Kunden er ikke berettiget til at foretage modregning i honoraret, og kunden kan ikke udøve tilbageholdelsesret eller nægte betaling pga. forsinkelse, reklamation eller modkrav vedrørende den konkrete ydelse eller noget andet krav. Ullits & Winther er berettiget til at fastsætte kreditmaksimum for kunden, der på ethvert tidspunkt ensidigt kan ændres eller ophæves af Ullits & Winther.
Ansvarsbegrænsning
Konstaterer kunden fejl og mangler ved ydelsen, skal kunden straks skriftligt reklamere til Ullits & Winther med specifikation af de mangler, der gøres gældende.
Ullits & Winther er ansvarlig for det udførte arbejde i overensstemmelse med dansk rets almindelige regler, men med følgende begrænsninger:
Ullits & Winther påtager sig ikke ansvar over for andre parter (herunder tredjemand), som drager fordel eller benytter den af Ullits & Winther leverede ydelse eller opnår adgang til ydelsen. Kunden forpligter sig til at godtgøre Ullits & Winthers forpligtelser, tab, udgifter eller andre omkostninger, som Ullits & Winther med rimelighed måtte pådrage sig i forbindelse med krav fra sådanne andre parter samt krav mod Ullits & Winther som følge af kundens misligholdelse af aftalen.
Ullits & Winther er ikke ansvarlig for indhold af mundtlige rapporteringer eller udkast til ydelser, som efterfølgende bliver erstattet af færdiggjorte ydelser.
Ullits & Winthers ansvar omfatter ikke forhold, som ikke kunne forudses på tidspunktet for arbejdets udførelse/kundeaftalens indgåelse.
Ullits & Winthers ansvar for rådgivningsydelser er beløbsmæssigt begrænset til tre gange det honorar, som kunden har betalt for den pågældende ydelse.
Såfremt kunden ikke har betalt for den pågældende ydelse, kan der ikke rettes noget krav mod Ullits & Winther.
Ullits & Winther er ikke ansvarlig for indirekte tab, følgeskader eller andet økonomisk konsekvenstab, herunder blandt andet tab af goodwill, image, indtjening, fortjeneste, driftstab eller tab af data. Ullits & Winther kan ikke holdes ansvarlig for krav, der måtte opstå som et resultat af falsk, misvisende eller fuldstændig information, data eller dokumentation, som er tilvejebragt af andre end Ullits & Winther.
Fortrolighed
Parterne er forpligtet til at behandle alt materiale og alle oplysninger herunder konklusionen på den leverede ydelse fortroligt.
Ullits & Winther eller vores aftalepart må ikke offentligt omtale hinanden eller ydelsen uden den anden parts forudgående skriftlige aftale. Inden offentliggørelse af dokumenter, rapporter eller lignende, der bærer vores firmanavn, skal offentliggørelsen godkendes af Ullits & Winther.
Bestemmelsen om fortrolighed finder ikke anvendelse på materiale og oplysninger mv., som er oplyst i medfør af et lovmæssigt krav, en dom, en kendelse eller lignende.
Hvidvaskregler og databeskyttelse
I henhold til hvidvasklovgivningen skal vi oplyse om de regler, der gælder for behandling af personoplysninger. Vi skal bl.a. indhente identitets- og kontroloplysninger samt sikre nødvendig legitimation ved etablering af kundeforholdet. Ved mistanke om hvidvask vil vi indhente dokumenter og registreringer vedrørende foretagne yderligere undersøgelser. I tilfælde af mistanke om hvidvask, som vi ikke kan afkræfte, er vi forpligtet til at underrette SØIK.
De oplysninger, vi har indhentet, vil i fælles interesse blive opbevaret så længe, vi vurderer at have behov for det, dog iht. lovgivning minimum 5 år. Ved ophør af engagementet, vil oplysningerne normalt blive slettet efter 5 år. I har mulighed for at bede om indsigt i de registrerede oplysninger, og I har ret til at få korrigeret eventuelle fejlagtige oplysninger.
Identitetsoplysninger
Ullits & Winther er i henhold til hvidvaskloven forpligtet til at indhente og opbevare oplysninger om kundens identitet.
Ullits & Winther videregiver ikke personoplysninger til tredjemand uden kundens godkendelse. Ullits & Winther kan været forpligtet til at videregive oplysninger om kundeforholdet mv. til Statsadvokaten.
Persondata
I forbindelse med den aftalte ydelse, vil Ullits & Winther indsamle og behandle persondata i overensstemmelse med gældende dansk lovgivning, herunder databeskyttelsesloven og EU’s generelle forordning om databeskyttelse.
Kunden er forpligtet til at indgå en databehandleraftale, når Ullits & Winther er databehandler.
Ullits & Winther er dataansvarlig for de persondata, der indsamles om kunden for at opfylde krav i eksempelvis bogførings- og hvidvaskloven, og i forbindelse med personoplysninger, som måtte opstå i forbindelse med aftaleindgåelsen.
Omhandler den aftalte ydelse erklæringsarbejde omfattet af revisorloven (eksempelvis revision, udvidet gennemgang, review og assistance med opstilling), herunder eksempelvis opstilling af regnskaber og skattemæssige opgørelser og digitale indberetninger, vil Ullits & Winther være dataansvarlig for de persondata, der indsamles i denne forbindelse.
Er der aftalt rådgivning inden for eksempelvis budgettering, finansiering, køb/salg af virksomhed, generationsskifte, rekonstruktioner og konkurs, valg af virksomhedsform, iværksætteri og virksomhed i udlandet, vil Ullits & Winther også være dataansvarlig for de persondata, som indsamles.
Omhandler aftalen ydelserne bogføring, lønbogholderi, opstilling af regnskaber og skattemæssige opgørelser uden erklæring, hvori der indgår persondata, vil Ullits & Winther være databehandler.
Databehandleraftalen vil indgå som et bilag til denne aftale.
I forbindelse med kombineret ydelse, hvor Ullits & Winther er henholdsvis dataansvarlig og databehandler, vil databehandleraftalen også være gældende for den del af ydelsen, hvor Ullits & Winther er databehandler.
Registreredes rettigheder:
Ret til at se oplysninger (indsigtsret): Kunden har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om kunden, samt en række yderligere oplysninger.
Ret til berigtigelse (rettelse): Kunden har ret til at få urigtige oplysninger om kunden selv rettet.
Ret til sletning: I særlige tilfælde har kunden ret til at få slettet oplysninger om kunden inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
Ret til begrænsning af behandling: Kunden har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af kundens personoplysninger begrænset. Hvis kunden har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med kundens samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til indsigelse: Kunden har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af kundens personoplysninger. Kunden kan også gøre indsigelse mod behandling af oplysninger til direkte markedsføring.
Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet/dataflytning): Kunden har i visse tilfælde ret til at modtage kundens personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring. Kunden kan læse mere om sine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder. Der henvises til www.datatilsynet.dk.
Lovvalg og værneting
Ullits & Winthers ydelser og disse forretningsbetingelser er underlagt dansk ret.
Enhver uenighed eller tvist mellem parterne om forståelsen af kundeaftalen og/eller disse forretningsbetingelser afgøres under anvendelse af dansk ret ved de danske domstole og med Retten ved Ullits & Winthers hovedkontor, som aftalt værneting.
DATABEHANDLERAFTALE
Baggrund for databehandleraftalen
Denne aftale fastsætter de rettigheder og forpligtelser, som finder anvendelse, når databehandleren foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
Aftalen er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (Databeskyttelsesforordningen), som stiller specifikke krav til indholdet af en databehandleraftale.
Databehandlerens behandling af personoplysninger sker med henblik på opfyldelse af aftalebrevet.
Databehandleraftalen og aftalebrevet er indbyrdes afhængige, og kan ikke opsiges særskilt. Databehandleraftalen kan dog – uden at opsige ”hovedaftalen” – erstattes af en anden gyldig databehandleraftale.
Denne databehandleraftale har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne, herunder i aftalebrevet.
Denne databehandleraftale frigør ikke databehandleren for forpligtelser, som efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning direkte er pålagt databehandleren.Denne aftale fastsætter de rettigheder og forpligtelser, som finder anvendelse, når databehandleren (Ullits & Winther) foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige (Kunden), som sker med henblik på opfyldelse af parternes ”hovedaftale”, der er indgået via aftalebrev, som beskriver de aftalte opgaver mellem kunden og Ullits & Winther. Denne aftale kan – uden at opsige ”hovedaftalen” – erstattes af en anden gyldig databehandleraftale. Denne databehandleraftale har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne, herunder i ”hovedaftalen”. Databehandleraftalen frigør ikke databehandleren for forpligtelser, som efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning direkte er pålagt databehandleren.
Personoplysninger omfattet af aftalen
Denne aftale omfatter alle typer af personoplysninger, som er nødvendige i forbindelse med aftalen med parterne, herunder CPR-numre, navne (både kundens medarbejdere og kundens kunder), fagforening, pension og kontonumre osv.
Kategorien af registrerede vil primært omfatte den dataansvarliges medarbejdere, og afhængig af opgaven, også den dataansvarliges kunder eller associerede.
Indsamling af personoplysninger sker for, at databehandleren kan opfylde sine forpligtelser, som følger af hovedaftalen.
Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder
Den dataansvarlige har overfor omverdenen (herunder den registrerede) som udgangspunkt ansvaret for, at behandlingen af personoplysninger sker indenfor rammerne af databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.
Den dataansvarlige har derfor både rettighederne og forpligtelserne til at træffe beslutninger om, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling.
Den dataansvarlige er blandt andet ansvarlig for, at der foreligger hjemmel til den behandling, som databehandleren instrueres i at foretage.
Databehandleren handler efter instruks
Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.
Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter databehandlerens mening er i strid med databeskyttelsesforordningen eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
Fortrolighed
Databehandleren sikrer, at kun de personer, der aktuelt er autoriseret hertil, har adgang til de personoplysninger, der behandles på vegne af den dataansvarlige. Adgangen til oplysningerne skal derfor straks lukkes ned, hvis autorisationen fratages eller udløber.
Der må alene autoriseres personer, for hvem det er nødvendigt at have adgang til personoplysningerne for at kunne opfylde databehandlerens forpligtelser overfor den dataansvarlige.
Databehandleren sikrer, at de personer, der er autoriseret til at behandle personoplysninger på vegne af den dataansvarlige, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt.
Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de relevante medarbejdere er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
Behandlingssikkerhed
Databehandleren iværksætter alle foranstaltninger, som kræves i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 32.
Anvendelse af underdatabehandlere
Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2 og 4, for at gøre brug af en anden databehandler (underdatabehandler).
Databehandleren må således ikke gøre brug af en anden databehandler (underdatabehandler) til opfyldelse af databehandleraftalen uden forudgående specifik eller generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.
Ved ændring af underdatabehandlere, skal databehandleren senest 30 dage før underdatabehandleren udskiftes, meddele den dataansvarlige, at sådan en udskiftning finder sted. Dataansvarlig har mulighed for at gøre indsigelse mod sådan en udskiftning, hvis den dataansvarlige har saglige grunde hertil.
Når databehandleren har den dataansvarliges godkendelse til at gøre brug af en underdatabehandler, sørger databehandleren for at pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der er fastsat i denne databehandleraftale, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen opfylder kravene i databeskyttelsesforordningen.
Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser.
Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden godkendt anvendelsen af underdatabehandlere. Liste over underdatabehandlere kan til enhver tid fremsendes ved anmodning.
Overførsel af oplysninger til tredjelande/internationale organisationer
Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, herunder for så vidt angår overførsel (overladelse, videregivelse samt intern anvendelse) af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.
Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel 3.
Databehandleren bistår den dataansvarlige med at sikre overholdelse af den dataansvarliges forpligtelser i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 32-36 under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, jf. art 28, stk. 3, litra f. I denne forbindelse kan Databehandleren fakturere sine administrative omkostninger i et 1 til 1 forhold til den dataansvarlige.
Underretning om brud på persondatasikkerheden
Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket brud på persondatasikkerheden hos databehandleren eller en eventuel underdatabehandler.
Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 12 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige har mulighed for at efterleve sin eventuelle forpligtelse til at anmelde bruddet til tilsynsmyndigheden indenfor 72 timer.
Sletning og tilbagelevering af oplysninger
Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling forpligtes databehandleren til, efter den dataansvarliges valg, at slette eller tilbagelevere alle personoplysninger til den dataansvarlige, samt at slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller national ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.
Såfremt andet ikke er aftalt, vil databehandleren efter aftalens afslutning, slette personoplysningerne efter 30 dage, medmindre dansk lov kræver andet.
Tilsyn og revision
Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og denne aftale, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
Såfremt den dataansvarlige ønsker at foretage tilsyn, skal den dataansvarlige altid give databehandleren et varsel på mindst 30 dage i sådan forbindelse.
Såfremt databehandleren eller underdatabehandleren har fået udstedt en sikkerhedserklæring (efter anerkendt international standard), som beskriver sikkerhedsforholdene hos databehandleren/underdatabehandleren, skal den dataansvarlige først se sig til tilfreds med disse.
Den dataansvarlige afholder alle omkostninger i forbindelse med tilsyn hos databehandleren samt i forhold til underdatabehandlere, herunder er Databehandleren berettiget til at fakturere den dataansvarlige med sin sædvanlige timetakst for alt databehandlerens arbejdstid, som sådan tilsyn måtte medføre for databehandleren, ligesom den dataansvarlige hæfter for eventuel betaling til underdatabehandleren.
Ikrafttræden og ophør
Denne aftale træder i kraft ved begge parters underskrift på aftalebrevet.
Aftalen kan af begge parter kræves genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i aftalen giver anledning hertil.
Opsigelse af databehandleraftalen kan ske i henhold til de opsigelsesvilkår, inkl. opsigelsesvarsel, som fremgår af ”hovedaftalen”.
Aftalen er gældende, så længe behandlingen består. Uanset ”hovedaftalens” og/eller databehandleraftalens opsigelse, vil databehandleraftalen forblive i kraft frem til behandlingens ophør og oplysningernes sletning hos databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.