24 jun Privatlivspolitik

Ullits & Winther Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, CVR-nr. 32 09 32 72 er dataansvarlig for de oplysninger, vi indsamler om dig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Vi tager din databeskyttelse alvorligt, og vi har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der fortæller dig hvordan vi behandler dine data.

Kontaktoplysninger

Hvis du ønsker at kontakte os angående vores behandling af dine personoplysninger, kan du gøre det ved at kontakte din revisor, alternativt administrationschef Maria Vognsen på mv@uw.dk eller på 8727 5114.

 

Behandling af personoplysninger

 

Personoplysninger er alle slags informationer, der i et eller andet omfang kan henføres til dig. Hvis du ikke ønsker at vi behandler disse oplysninger, kan det være problematisk at opretholde og imødekomme eventuelt indgåede aftaler og retslige forpligtelser.

 

Potentielle kunder

For at du kan være potentiel kunde hos os, er det nødvendigt, at vi indsamler følgende personoplysninger om dig:

• Navn, mail og telefonnummer

Vi indsamler personoplysninger om potentielle kunder udelukkende med formålet om et muligt fremtidigt samarbejde.

Vi indsamler disse oplysninger på følgende retsgrundlag:

• Virksomhedens legitime interesse (skabe en kunderelation) nødvendiggør behandlingen af disse personoplysninger, og virksomheden forsikrer, at imødekommelse af den legitime interesse ikke vil gå udover den registreredes rettigheder.

Vi opbevarer oplysningerne i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter dem, når de ikke længere er nødvendige. Perioden afhænger af karakteren af oplysningen og baggrunden for opbevaring. Typisk vil oplysninger vedr. potentielle kunder blive slettet efter aftalens ophør, når korrespondancen ikke længere anses for at være relevant eller efter anmodning.

 

Kunder

For at du kan være kunde hos os, er det nødvendigt, at vi indsamler følgende personoplysninger om dig:

• Navn, adresse, mail og telefonnummer
• Oplysninger om din virksomhed
• CPR-nr. på dig og din ægtefælle, hvis vi skal hjælpe dig med din personlige selvangivelse

Vi indsamler personoplysninger om kunder til følgende formål:

• Behandling af dit køb og levering af vores ydelse
• Administration af din relation til os

Vi indsamler disse oplysninger på følgende retsgrundlag:

• Behandling sker på baggrund af opfyldelse af vores indbyrdes aftale

Vi opbevarer oplysningerne i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter dem, når de ikke længere er nødvendige. Perioden afhænger af karakteren af oplysningen og baggrunden for opbevaring. Typisk vil oplysninger vedr. kunder blive slettet 5 indkomstår efter kunderelationens ophør.

 

Leverandører og samarbejdspartnere

For at være leverandør og samarbejdspartner hos os, er det nødvendigt, at vi indsamler følgende personoplysninger om dig:

• Navn, CVR-nummer, betalingsoplysninger

Vi indsamler personoplysninger om leverandører og samarbejdspartnere til følgende formål:

• Behandling af vores køb/ydelser
• Administration af din relation til os

Vi indsamler disse oplysninger på følgende retsgrundlag:

• Behandling sker på baggrund af opfyldelse af aftale omkring levering

Vi opbevarer oplysningerne opbevares i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter dem, når de ikke længere er nødvendige. Perioden afhænger af karakteren af oplysningen og baggrunden for opbevaring. Typisk vil oplysninger vedr. leverandører og samarbejdspartnere blive slettet efter aftalens ophør.

 

Jobansøgere

Når vi modtager din ansøgning, vil den blive gennemlæst og behandlet efter nedenstående forskrifter.

Ansøgningen med bilag bliver delt internt med relevant personale i rekrutteringsprocessen.

Personoplysninger som fremkommer i rekrutteringsprocessen, vil blive behandlet på grundlag af fælles interesseafvejning.

Vi gemmer din ansøgning med bilag, indtil vi finder den rette kandidat, og rekrutteringsprocessen bliver afsluttet. Herefter vil din ansøgning med bilag blive slettet.

Ved uopfordrede ansøgninger gemmer vi din ansøgning med bilag i op til 12 måneder, hvorefter de bliver slettet. Vi indhenter altid dit samtykke til opbevaring. Ved afslag slettes ansøgningen med det samme.

Dit samtykke er frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os ved brug af ovenstående kontaktoplysninger.

 

Øvrige oplysninger om behandling

 

Sikkerhed

Vi har truffet passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger til at forhindre at dine oplysninger hændeligt eller ulovligt bliver slettet, offentliggjort, fortabt, forringet eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen. Den dataansvarlige sikrer sig, at behandlingen kun kan finde sted, når alle databeskyttelsesprincipper er opfyldt. Jf. Databeskyttelsesforordningen artikel 5.

Al datatransmission og lagring af personoplysninger sker krypteret, der er etableret backup og genetableringsprocedure for alle servere, adgang af personoplysninger er baseret på bruger-ID og et personligt password m.v.

 

Videoovervågning

Som led i sikkerhedsforanstaltningerne omkring Ullits & Winthers fysiske rammer, er der videoovervågning på området. Ullits & Winther vil til enhver tid sikre, at al brug af videoovervågning, vil ske i overensstemmelse med tv-overvågningsloven.

Alle optagelser gemmes i 4 måneder, hvorefter de løbende slettes.

 

Dataminimering

Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de personoplysninger, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål. Derudover kan det være bestemt ved lovgivning, hvilken type oplysninger, der er nødvendige at indsamle og opbevare for vores forretningsdrift. Typen og omfanget af de oplysninger, vi behandler, kan også være bestemt af behovet for at opfylde en kontrakt eller en anden retlig forpligtelse.

 

Vi holder data ajour

Da vores service er afhængig af, at dine data er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine data. Du kan benytte kontaktoplysningerne ovenfor til at meddele os dine ændringer, så sørger vi for at opdatere dine persondata. Hvis vi selv bliver opmærksomme på, at data ikke er korrekte, opdaterer vi oplysningerne og giver dig meddelelse om dette.

 

Nyhedsmail

Når du bliver kunde hos os, tilmeldes du som modtager af vores nyhedsmail. Dit samtykke til at modtage vores nyhedsmail er frivilligt, og du kan trække det tilbage ved at kontakte os når som helst eller afmelde dig via funktionen nederst i nyhedsmailen. Brug kontaktoplysningerne ovenfor, hvis du ønsker yderligere oplysninger.

 

Videregivelse af oplysninger

Vi benytter en række tredjeparter til opbevaring og behandling af oplysningerne, herunder leverandører af it-løsninger, eks. lønbureauer, revisionsværktøjer, indsamling af hvidvaskoplysninger etc. Disse behandler udelukkende oplysninger på vores vegne og må ikke anvende dem til deres egne formål. I relevante tilfælde videregives data til de nævnte kategorier.

Vi anvender kun databehandlere i EU eller tredjelande som har de nødvendige sikkerhedsmæssige garantier, samt virksomheder i lande, der kan give dine oplysninger en tilstrækkelig beskyttelse.

 

Fælles dataansvar (Ved brug af sociale medier)

Vi bruger følgende sociale medier; LinkedIn og Facebook, som er kategoriseret som fælles dataansvarlige. Fælles dataansvar betyder, at der ikke videregives personoplysninger, men at begge parter er ansvarlige for formålet for og behandlingen af personoplysninger.

Hvis der offentliggøres kundeudtalelser eller lignende, bruges hjemlen: Samtykke ud fra foregående henvendelse fra din revisor.

 

Dine rettigheder

 

• Du har til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke data vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem der modtager data om dig i det omfang, vi videregiver data i Danmark og i udlandet.
• Hvis du anmoder om det, kan vi oplyse dig om de data, vi behandler om dig. Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.
• Hvis du mener, at de persondata vi behandler om dig er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes. Du bedes være præcis omkring din rettelse, ellers vil det besværliggøre vores arbejde og kan i visse tilfælde føre til, at vi ikke kan efterkomme din rettelse.
• I nogle tilfælde vil vi have en forpligtelse til at slette dine persondata. Det gælder fx, hvis du trækker et eventuelt afgivet samtykke tilbage. Hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.
• Du har mulighed for at indgive en klage til Datatilsynet.
• Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata. Du kan også gøre indsigelse mod vores videregivelse af dine data til markedsføringsformål. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at standse behandlingen af dine persondata.
• Du har mulighed for at benytte dig af dataportabilitet, i fald du ønsker dine oplysninger flyttet til en anden dataansvarlig eller databehandler.
• Vi sletter af egen drift dine personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige for det formål de er indsamlet til, eller når vi ikke har en retslig grundlag til at opbevare dem længere.

 

Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.